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In molte piccole aziende la gestione password aziendali funziona così: un foglio Excel condiviso, qualche credenziale incollata in una chat di WhatsApp o Teams, una password "di ufficio" uguale per tutto. Funziona finché non succede qualcosa. In questa guida vediamo come mettere ordine con NordPass Business, un password manager pensato per i team, passo dopo passo: dalla scelta del piano fino a cosa fare quando un collaboratore lascia l'azienda.
Il problema: password sparse tra chat e fogli condivisi
Le credenziali aziendali sono tante: pannello dell'hosting, account Google Ads, gestionale, home banking, social, fornitori, e-commerce. Quando vengono passate a mano succedono sempre le stesse cose.
- Copie ovunque. La stessa password resta nella cronologia della chat, nelle email e nei file scaricati. Non sai più chi la conosce.
- Password deboli e riutilizzate. Per comodità si sceglie una password facile da ricordare e la si usa su più servizi. Se uno viene violato, gli altri sono esposti.
- Nessun controllo sugli accessi. Un foglio condiviso è tutto o niente: chi lo apre vede tutto, anche ciò che non gli serve.
- Uscite complicate. Quando un dipendente o un freelance esterno se ne va, bisognerebbe cambiare ogni password che conosceva. Quasi nessuno lo fa davvero.
Un password manager aziendale risolve questi punti: le credenziali stanno in una cassaforte cifrata, si condividono per persona o per gruppo e si revocano con un clic.
Cosa serve prima di iniziare
- Un elenco, anche approssimativo, dei servizi usati in azienda e di chi deve accedervi.
- Un indirizzo email aziendale per ogni persona da invitare.
- Almeno due persone di fiducia che faranno da amministratori (lo vediamo nel passaggio sui ruoli).
- Mezz'ora per l'impostazione iniziale e qualche giorno per far migrare le password di tutti.
NordPass funziona come app desktop (Windows, macOS, Linux), app mobile ed estensione per i principali browser. La cassaforte usa la cifratura XChaCha20 con architettura a conoscenza zero: le password vengono cifrate sul dispositivo e il fornitore non può leggerle.
Gestione password aziendali con NordPass: i passaggi
1. Scegli il piano: Teams, Business o Enterprise
NordPass ha tre piani per le aziende. La scelta dipende soprattutto dal numero di persone e da quanto controllo ti serve.
| Piano | Per chi | Prezzo indicativo | Cosa aggiunge |
|---|---|---|---|
| Teams | Fino a 10 utenti | da circa 1,79–1,99 € per utente/mese | Condivisione sicura, registro attività, MFA, accesso con Google Workspace |
| Business | Da 5 a 250 utenti | da circa 3,59–3,99 € per utente/mese (circa 5,99 € con pagamento mensile) | Gruppi, cartelle condivise, controllo salute password, monitoraggio violazioni |
| Enterprise | Da 5 utenti, senza tetto | da circa 5,39–5,99 € per utente/mese | SSO con Entra ID, Okta e ADFS, provisioning automatico, integrazioni Sentinel e Splunk |
I prezzi più bassi della forchetta si riferiscono all'abbonamento biennale, quelli più alti all'annuale. Sul sito ufficiale i prezzi dei piani business sono indicati IVA esclusa. Teams e Business offrono una prova gratuita di 14 giorni.
Prezzi verificati il 3 ottobre 2026: possono cambiare, controlla il listino aggiornato sul sito ufficiale.
Per uno studio di 3-4 persone Teams può bastare. Se però vuoi organizzare le credenziali in cartelle per reparto o per cliente, ti serve Business: le cartelle condivise e i gruppi non sono inclusi in Teams. Puoi confrontare i piani e attivare la prova dalla pagina dei piani business di NordPass.
2. Crea l'organizzazione e invita gli utenti
Dopo l'attivazione accedi all'Admin Panel, il pannello web da cui si gestisce l'organizzazione. Da qui inviti i colleghi tramite il loro indirizzo email. Ogni persona riceve un invito, crea il proprio account e imposta una master password, cioè l'unica password che dovrà ricordare.
Spiega bene un punto a tutti: con un'architettura a conoscenza zero la master password non viene conservata da NordPass. Deve essere lunga, unica e non va scritta su un post-it attaccato al monitor.
3. Assegna i ruoli
Nei piani Business ed Enterprise esistono tre ruoli:
- Owner: ha tutti i privilegi e può gestire anche gli altri Owner.
- Admin: accede all'Admin Panel, gestisce utenti e gruppi e applica le impostazioni dell'organizzazione, ma non può intervenire sugli Owner.
- User: usa l'app con tutte le funzioni premium, senza accesso al pannello di amministrazione.
La documentazione di NordPass consiglia di avere almeno due Owner, così l'organizzazione resta recuperabile se uno dei due non è disponibile. Nelle piccole aziende di solito sono il titolare e il responsabile IT o il consulente esterno.
4. Organizza le cartelle condivise
Le cartelle condivise (disponibili in Business ed Enterprise) sono il cuore del sistema. Una struttura semplice funziona meglio di una molto articolata. Per esempio:
- Amministrazione: banca, fatturazione elettronica, gestionale.
- Marketing: social, Google Ads, piattaforma di email marketing.
- Tecnico: hosting, domini, pannelli dei siti, FTP.
- Una cartella per ciascun cliente, se sei un'agenzia.
Per ogni cartella scegli il livello di accesso: può modificare, può condividere, può visualizzare oppure solo compilazione automatica. L'ultimo è utile per chi deve entrare in un servizio senza vedere la password in chiaro, per esempio un collaboratore esterno. Puoi condividere una cartella con singole persone o con un gruppo: in questo modo un nuovo arrivato nel reparto marketing riceve in un colpo solo tutto ciò che gli serve.
5. Importa le password dai browser
Quasi tutti hanno già decine di password salvate in Chrome, Edge, Firefox o Safari. NordPass permette di importarle partendo da un file CSV esportato dal browser. In Chrome, per esempio, il percorso è Impostazioni, poi Compilazione automatica e password, poi Gestore delle password di Google, dove trovi l'opzione per esportare. Il file ottenuto va poi caricato nella funzione di importazione di NordPass.
Due accortezze: il CSV contiene le password in chiaro, quindi non inviarlo via email e cancellalo appena finito. Dopo l'import, conviene eliminare le password dal browser per non avere doppioni e smettere di salvarle lì.
6. Attiva l'autenticazione a due fattori
Il password manager diventa la chiave di tutto, quindi va protetto con un secondo fattore oltre alla master password. NordPass supporta l'autenticazione a più fattori in tutti i piani business: chiedi a ogni utente di attivarla con un'app di autenticazione sul telefono e verifica dal pannello che lo abbiano fatto. Approfitta del momento anche per attivare la 2FA sui servizi critici che la offrono, come hosting, banca e account Google.
7. Monitora password deboli e violazioni
Nel piano Business sono inclusi il controllo della salute delle password e il monitoraggio delle violazioni di dati. Il primo segnala password deboli, vecchie o riutilizzate; il secondo avvisa se un indirizzo email o una credenziale dell'organizzazione compare in un data breach noto. Dai un'occhiata a questi report una volta al mese e cambia subito le password segnalate, partendo da quelle degli account più importanti.
Il password manager è solo un pezzo della sicurezza: un buon antivirus come Bitdefender protegge i dispositivi da malware e keylogger, e una VPN come NordVPN è utile quando si lavora da reti Wi-Fi pubbliche.
8. Gestisci l'uscita di un dipendente
È il momento in cui un password manager ripaga l'investimento. Quando una persona lascia l'azienda, un Owner o un Admin la rimuove dall'organizzazione dall'Admin Panel: perde subito l'accesso alle cartelle condivise.
Nel piano Business c'è anche il trasferimento degli elementi: dalla sezione degli utenti eliminati puoi assegnare le credenziali che quella persona aveva salvato a un nuovo proprietario, che le troverà in una cartella dedicata nella propria cassaforte. Le cartelle condivise vengono trasferite mantenendo gli accessi degli altri membri. Se nessuno interviene, gli elementi degli utenti eliminati vengono rimossi automaticamente dopo 730 giorni.
Un consiglio pratico: anche se l'ex collaboratore non può più aprire la cassaforte, cambia le password che poteva vedere in chiaro. Per questo l'accesso in sola compilazione automatica, dove possibile, è una scelta prudente.
Errori comuni da evitare
- Un solo amministratore. Se l'unico Owner perde l'accesso, recuperare l'organizzazione diventa complicato.
- Importare e non ripulire. Lasciare le password anche nel browser o nel vecchio foglio Excel annulla metà dei benefici.
- Cartelle troppo larghe. Dare a tutti l'accesso a tutto riproduce il problema del foglio condiviso.
- Saltare la 2FA. Una master password rubata senza secondo fattore apre l'intera cassaforte.
- Non formare il team. Dieci minuti per mostrare come salvare e compilare le password evitano che qualcuno torni alle vecchie abitudini.
Se stai rivedendo anche gli strumenti di lavoro dello studio, può esserti utile la nostra guida su connessione, telefonia e computer per agenzie e professionisti. Per altri strumenti di sicurezza trovi tutte le schede nella sezione recensioni.
Domande frequenti
NordPass Teams basta per una piccola azienda?
Per un team fino a 10 persone che deve soprattutto condividere qualche credenziale in modo sicuro, sì. Se ti servono cartelle condivise, gruppi e monitoraggio delle violazioni, devi passare al piano Business.
Se perdo la master password posso recuperare la cassaforte?
NordPass non conosce la master password. Nei piani business esistono opzioni di recupero dell'account gestite dall'organizzazione, per questo è importante configurare bene i ruoli e avere almeno due Owner.
Posso provare NordPass prima di pagare?
Sì, Teams e Business prevedono una prova gratuita di 14 giorni. È il tempo giusto per importare le password di due o tre colleghi e capire se il flusso funziona per il tuo team.
I collaboratori esterni possono usarlo?
Puoi invitarli come utenti dell'organizzazione e limitare l'accesso a una sola cartella, magari in sola compilazione automatica. Quando la collaborazione finisce, li rimuovi dal pannello.
Conclusione
La gestione password aziendali non richiede grandi progetti: serve uno strumento adatto, qualche regola chiara e un'ora di lavoro per partire. NordPass copre bene i bisogni di una PMI: condivisione per cartelle e gruppi, ruoli, monitoraggio delle violazioni e un flusso ordinato per l'uscita dei dipendenti. Il piano Business è quello più equilibrato per la maggior parte delle aziende sopra le cinque persone. Puoi iniziare con la prova gratuita di NordPass Business e decidere dopo due settimane d'uso reale.
